Fatturazione elettronica: come si fa, passo per passo

Una fattura elettronica è un file XML che viaggia attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate: si compila con un software o dal portale dell'Agenzia, si trasmette, il sistema la controlla e la recapita al destinatario, e restituisce una ricevuta. Il percorso ha cinque passaggi, e quasi tutti gli intoppi nascono dai dati raccolti male all'inizio.

Che cosa significa per voi

• Siete un professionista o una piccola impresa — vi serve uno strumento e un'anagrafica clienti in ordine.
• Avete un negozio online — la fattura deve nascere dall'ordine, altrimenti ogni vendita costa lavoro d'ufficio.
• Lavorate con la pubblica amministrazione — cambia il codice ufficio e cambiano i riferimenti da indicare.

I cinque passaggi

1. Raccogliete i dati del cliente: partita IVA o codice fiscale, denominazione, sede, codice destinatario o indirizzo di posta certificata.
2. Compilate la fattura nel formato previsto, con righe, aliquote e dati di pagamento.
3. Trasmettete al Sistema di Interscambio, direttamente o tramite intermediario.
4. Leggete la ricevuta: consegna, mancata consegna o scarto.
5. Conservate fattura e ricevute in modalità digitale a norma.

Il passaggio che decide tutto è il primo. Un codice destinatario raccolto al telefono e digitato male produce uno scarto o, peggio, una consegna a un altro soggetto.

Gli strumenti: tre strade

Per chi vende online la domanda vera è un'altra: il sistema scelto si collega al negozio? È il criterio che conta più delle funzioni elencate nella scheda del prodotto.

Che cosa raccogliere dal cliente

• Impresa o professionista: partita IVA, denominazione, sede, codice destinatario oppure PEC.
• Consumatore finale: codice fiscale, indirizzo.
• Pubblica amministrazione: codice univoco ufficio, più gli estremi di contratto o determina quando richiesti.

Nel modulo d'ordine di un negozio online questi campi vanno mostrati in base al tipo di cliente, con un controllo di formato immediato. È una mezza giornata di lavoro che elimina buona parte degli scarti futuri.

Le ricevute e cosa fare in ciascun caso

Le ricevute sono documenti a tutti gli effetti e si conservano insieme alla fattura. È il punto che molte imprese scoprono durante un controllo.

I termini da rispettare

• Fattura immediata: trasmissione entro dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione.
• Fattura differita, dove ammessa: entro il quindicesimo giorno del mese successivo.
• Fattura scartata: nuova trasmissione entro cinque giorni dalla ricevuta.
• Conservazione: dieci anni.

Il collegamento con il negozio online

Qui nasce il lavoro vero, e qui si misura il valore di un progetto fatto bene. Un negozio che genera decine di ordini al giorno produce fatture a mano soltanto finché le vendite sono poche.

Il flusso corretto:

1. L'ordine si chiude e il pagamento risulta incassato.
2. I dati dell'ordine passano al sistema di fatturazione, con l'anagrafica già validata.
3. La fattura viene generata e trasmessa in automatico.
4. Numero e data tornano nell'ordine, visibili anche al cliente nella sua area.
5. Le ricevute vengono archiviate insieme al documento.
6. I resi generano note di variazione con lo stesso percorso.

Il punto sei viene dimenticato quasi sempre, e si presenta al primo reso importante. La struttura completa di questo collegamento fa parte del lavoro descritto in realizzazione e-commerce; la fattura vista campo per campo è in esempio di fattura compilata.

Errori che vediamo spesso

• Dati del cliente raccolti dopo l'ordine, con rincorse via email.
• Codice destinatario senza controllo di formato nel modulo.
• Numerazione gestita a mano, con salti e duplicati.
• Ricevute ignorate, e scarti scoperti settimane dopo.
• Conservazione data per scontata, senza una verifica periodica.
• Note di credito fuori dal flusso automatico, gestite in modo diverso ogni volta.

Checklist operativa

• Strumento scelto e collegato al ciclo di vendita
• Campi del modulo d'ordine allineati al tipo di cliente
• Controllo di formato su partita IVA e codice destinatario
• Numerazione automatica e progressiva
• Ricevute monitorate con un avviso in caso di scarto
• Note di variazione previste nel flusso
• Conservazione attiva su fatture emesse e ricevute
• Esportazione dei documenti verificata

Quando conviene farsi aiutare

Chi emette poche fatture se la cava con il portale o con un software di base. Ha senso farsi aiutare quando le fatture nascono da un negozio online o da un portale clienti, quando gli scarti si ripetono, quando servono note di variazione automatiche sui resi, o quando il ciclo deve parlare con il gestionale. È il lavoro che descriviamo in realizzazione e-commerce, con il quadro degli obblighi in obbligo di fatturazione elettronica.

Fonti

• Agenzia delle Entrate, guida alla fatturazione elettronica e specifiche tecniche
• Agenzia delle Entrate, ricevute del Sistema di Interscambio e codici di errore
• D.Lgs. 127/2015 e provvedimenti attuativi
• Art. 2220 codice civile, conservazione delle scritture contabili

Verificato il 21.09.2026.