Fatturazione elettronica: un esempio compilato

Una fattura elettronica è un file XML costruito secondo il tracciato pubblicato dall'Agenzia delle Entrate e trasmesso al Sistema di Interscambio, che lo controlla e lo recapita al destinatario. Qui la guardiamo come la vede chi la compila: blocco per blocco, con i campi che contano e gli errori che fanno tornare indietro il file.

Che cosa significa per voi

• Emettete poche fatture — vi serve sapere quali campi richiedono precisione assoluta e come si legge una ricevuta di scarto.
• Avete un e-commerce — la fattura nasce dall'ordine: il negozio deve raccogliere i dati giusti al momento dell'acquisto.
• Lavorate con la pubblica amministrazione — cambiano codice ufficio, riferimenti di contratto e regole di pagamento.

La struttura del file, in cinque blocchi

Blocco per blocco, cosa scrivere

Dati di trasmissione

Il formato distingue la fattura verso privati da quella verso la pubblica amministrazione. Il progressivo di invio identifica il file e deve essere univoco per trasmittente: è il campo che genera duplicati quando un invio viene ripetuto a mano.

Il codice destinatario è il punto critico. Tre situazioni:

1. Il cliente ha un canale attivo e vi comunica un codice di sette caratteri.
2. Il cliente preferisce la posta certificata: si valorizza l'indirizzo PEC e il codice si compila con sette zeri.
3. Il cliente è una pubblica amministrazione: il codice univoco ufficio ha sei caratteri e si recupera dall'indice delle pubbliche amministrazioni.

Chiedere il codice al momento dell'ordine, insieme alla partita IVA, risolve in anticipo metà dei problemi successivi.

Cedente prestatore

I vostri dati devono coincidere con quelli registrati: denominazione, partita IVA, indirizzo, eventuale iscrizione al registro imprese, regime fiscale. Il regime fiscale dichiarato deve corrispondere a quello effettivo, perché guida i controlli successivi sull'IVA.

Cessionario committente

Per un cliente con partita IVA servono partita IVA e denominazione. Per un consumatore finale serve il codice fiscale. Un errore ricorrente è inserire il codice fiscale del titolare al posto della partita IVA dell'impresa: la fattura passa i controlli formali e crea un disallineamento nelle scritture del cliente.

Dati generali e righe

Il tipo documento distingue fattura, nota di credito, acconto, autofattura e le tipologie previste per le operazioni transfrontaliere. La data è quella di effettuazione dell'operazione; il numero deve rispettare una numerazione progressiva e ordinata.

Ogni riga porta descrizione, quantità, unità di misura, prezzo unitario, eventuale sconto, aliquota IVA. Le descrizioni generiche del tipo «prestazione professionale» passano i controlli e rendono difficile il lavoro a chi riceve: una descrizione precisa riduce le richieste di chiarimento.

Riepilogo e pagamento

Il riepilogo raggruppa le righe per aliquota e indica imponibile e imposta. Quando l'aliquota è zero serve il codice natura, che spiega il motivo: esclusa, non soggetta, non imponibile, esente, regime del margine, inversione contabile. Aliquota zero senza codice natura è uno scarto sicuro.

Nei dati di pagamento si indicano modalità, scadenza e, dove previsto, le coordinate bancarie. Per le fatture senza IVA che superano la soglia prevista va gestita anche l'imposta di bollo, con l'apposito campo.

Gli scarti più frequenti e cosa significano

La ricevuta di scarto arriva entro pochi giorni e indica il codice dell'errore. La regola pratica: una fattura scartata resta priva di effetti, quindi va corretta e ritrasmessa entro cinque giorni dalla ricevuta, mantenendo data e numero originari.

Il caso dell'e-commerce

Per un negozio online la fattura nasce dall'ordine, e quasi tutti i problemi si evitano al momento del carrello.

• Chiedere il tipo di cliente: consumatore o soggetto con partita IVA.
• Raccogliere i dati giusti in base alla scelta: codice fiscale, oppure partita IVA, denominazione e codice destinatario o PEC.
• Validare i formati subito, con un controllo sul campo.
• Collegare il negozio al sistema di fatturazione, così l'emissione parte dall'ordine, invece che da una riscrittura manuale.
• Gestire i corrispettivi per le vendite al consumatore, con la fattura su richiesta.

Il collegamento fra negozio e fatturazione è una delle integrazioni che impostiamo più spesso: ne parliamo nella pagina realizzazione e-commerce, e il percorso completo dell'adempimento è descritto in fatturazione elettronica: come si fa.

Conservazione

Le fatture elettroniche si conservano per dieci anni in modalità digitale a norma. Il servizio può essere compreso nell'abbonamento del gestionale, offerto dall'intermediario o attivato separatamente; la responsabilità resta dell'impresa. Vale la pena verificare tre cose: che la conservazione sia attiva, che copra anche le fatture ricevute, e che i documenti siano esportabili se cambiate fornitore.

Checklist prima dell'invio

• Codice destinatario o PEC verificati sull'anagrafica del cliente
• Partita IVA o codice fiscale corretti per il tipo di cliente
• Numerazione progressiva e data coerente con l'operazione
• Righe con descrizioni comprensibili a chi riceve
• Aliquote e codici natura coerenti su ogni riga
• Totali calcolati dal sistema
• Modalità e scadenza di pagamento indicate
• Imposta di bollo gestita dove dovuta
• Conservazione digitale attiva

Quando conviene farsi aiutare

L'emissione di poche fatture si gestisce con il gestionale o con il servizio dell'intermediario. Ha senso chiedere aiuto quando le fatture nascono da un negozio online o da un portale clienti, quando gli scarti si ripetono, o quando i dati vanno raccolti correttamente già nel modulo d'ordine. È il lavoro che descriviamo nella pagina realizzazione e-commerce, insieme al quadro generale dell'obbligo di fatturazione elettronica.

Fonti

• Agenzia delle Entrate, specifiche tecniche e tracciato della fattura elettronica
• Agenzia delle Entrate, guida alla compilazione della fattura elettronica e codici degli errori
• D.Lgs. 127/2015 e provvedimenti attuativi sulla fatturazione elettronica
• Art. 2220 codice civile, conservazione delle scritture contabili

Verificato il 21.09.2026.