Come funziona la fatturazione elettronica: SdI, formati, tempi

Dietro la frase «ho mandato la fattura» succedono cinque cose in pochi secondi: un programma genera un file strutturato, lo firma quando serve, lo consegna al Sistema di interscambio, il Sistema controlla la forma e lo recapita, e infine risponde con una ricevuta. Capire questo passaggio rende leggibili gli errori quando qualcosa si blocca, e soprattutto quando il blocco riguarda un negozio online con decine di ordini al giorno.

Che cosa significa per voi

• Emettete poche fatture — vi serve il quadro, per capire le ricevute quando arrivano.
• Avete un negozio online — i termini e gli esiti decidono come impostare l'automazione.
• State scegliendo un fornitore — le differenze fra i canali di trasmissione pesano più delle schermate.

Il Sistema di interscambio, in breve

È l'infrastruttura dell'Agenzia delle entrate attraverso cui passa ogni fattura elettronica fra soggetti residenti. Svolge tre compiti: riceve il file, ne verifica la forma, lo recapita al destinatario. Funziona come un ufficio postale certificato: accetta soltanto buste compilate correttamente e rilascia una ricevuta per ogni consegna.

Vale la pena fissare un punto: il Sistema controlla la forma, con regole precise sulla struttura del file, sui codici e sulla coerenza dei totali. Il contenuto commerciale — prezzo giusto, prodotto giusto, cliente giusto — resta responsabilità di chi emette.

Il formato del file

La fattura elettronica è un file XML con una struttura definita dalle specifiche tecniche dell'Agenzia delle entrate: dati di trasmissione, cedente, cessionario, corpo del documento con righe e aliquote, riepiloghi IVA, eventuali allegati. I programmi lo generano da soli, quindi la vita quotidiana resta fatta di campi da compilare.

Due conseguenze pratiche meritano attenzione. La prima: il PDF resta una copia di cortesia; il documento fiscale è il file strutturato. La seconda: i campi liberi hanno limiti di lunghezza e caratteri ammessi, e una descrizione copiata da un catalogo con simboli esotici può bloccare l'invio.

Il file visto blocco per blocco, con i valori da inserire, sta in un esempio compilato.

Come arriva al destinatario

Il cliente può registrare il proprio recapito preferito presso l'Agenzia: in quel caso il Sistema lo usa comunque, anche quando in fattura compare un codice diverso. È la ragione per cui una fattura «sparita» spesso si trova semplicemente nell'area riservata del destinatario.

I termini di emissione

La data dell'operazione resta quella indicata nel documento, anche quando la trasmissione avviene nei giorni successivi: il termine riguarda l'invio, mentre la competenza resta legata all'operazione.

Le ricevute, e cosa dicono davvero

Una fattura scartata, dal punto di vista fiscale, resta da emettere: è il motivo per cui gli scarti vanno guardati il giorno stesso, soprattutto quando l'emissione è automatica e la posta resta chiusa.

I tipi di documento

Il campo che indica il tipo governa molte regole, e sbagliarlo è l'errore più comune dopo i dati del cliente.

• Fattura ordinaria per le cessioni e le prestazioni correnti.
• Nota di credito per storni e resi, con riferimento al documento originario.
• Acconto e saldo, quando il pagamento avviene in più momenti.
• Autofatture e integrazioni, per inversione contabile, acquisti dall'estero e casi particolari previsti dalla norma.
• Fattura semplificata, ammessa entro i limiti di importo stabiliti.

La scelta corretta la indica il commercialista: compito di chi configura il sistema è rendere quei tipi selezionabili e usati in modo coerente, invece di lasciarli tutti su un valore predefinito.

Imposta di bollo

Le fatture senza applicazione dell'IVA, oltre la soglia prevista dalla norma, scontano l'imposta di bollo nella misura fissa indicata per ciascun documento. Il documento riporta l'assolvimento, e il Sistema calcola per ogni trimestre il dovuto, esponendolo nell'area riservata insieme alla modalità di versamento. In un negozio online con regime forfettario questo dettaglio ricorre su molti ordini, quindi conviene configurarlo una volta sola.

Conservazione

La conservazione a norma dura dieci anni ed è un servizio distinto dalla trasmissione: si attiva presso l'Agenzia delle entrate oppure presso il fornitore scelto, aderendo in modo esplicito. Il file conservato include le ricevute, che costituiscono la prova dell'avvenuta trasmissione.

Il caso tipico da evitare: anni di fatture inviate regolarmente e conservazione rimasta da attivare, scoperta quando serve esibire un documento vecchio.

Errori che vediamo spesso

• Scarti ignorati, con l'emissione automatica e gli esiti lasciati senza controllo.
• Recapito preso dal sito del cliente invece che dal dato comunicato.
• Descrizioni con caratteri speciali copiate dal catalogo del negozio.
• Numerazione duplicata quando due sistemi emettono in parallelo.
• Conservazione affidata al «c'è tutto nel gestionale», che resta un archivio ordinario.
• Note di credito dimenticate dopo i rimborsi, con l'IVA versata su vendite annullate.

Quando conviene farsi aiutare

Per chi emette poche fatture bastano i servizi gratuiti dell'Agenzia delle entrate. Il lavoro diventa nostro quando le fatture nascono da un negozio online o da un gestionale: collegare i sistemi, mappare i dati, gestire esiti ed errori, provare il percorso prima di aprire le vendite. Il percorso di integrazione è descritto in collegare l'e-commerce alla fatturazione elettronica, e il quadro dei progetti sta nella pagina sviluppo e-commerce.

Fonti

• DPR 633/1972 e D.Lgs. 127/2015 sulla fatturazione elettronica fra privati
• Agenzia delle entrate, specifiche tecniche del formato e regole tecniche del Sistema di interscambio
• Agenzia delle entrate, guida alla compilazione delle fatture elettroniche e dei documenti
• Agenzia delle entrate, servizio di conservazione a norma

Verificato il 09.06.2026.